VulCode

Automatyzacja procesów w firmie: n8n i skrypty

Przepisywanie zamówień do faktur, raporty sklejane z trzech arkuszy, powiadomienia wysyłane ręcznie. Zamieniamy to w przepływy, które działają same: w n8n, gdy chcesz widzieć i zmieniać kroki, albo jako kod, gdy proces jest złożony. Na Twoim serwerze, z monitoringiem i ponawianiem.

Katalog usług
Edytor n8n z przepływem Zamówienie do faktury: webhook sklepu, sprawdzenie danych, szukanie faktury, wystawienie, kontakt w CRM i e-mail, z gałęzią błędu do ręcznego sprawdzenia
Alert z przepływu błędów na kanale #alerty: faktura dla zamówienia #20417 nie wyszła po 3 próbach, a pracownik ponawia ją po przerwie programu fakturowego

Co najczęściej automatyzujemy

Najlepiej automatyzuje się to, co ktoś robi codziennie tak samo: przepisuje, kopiuje, wysyła i sprawdza. Takie procesy ma prawie każda firma, która sprzedaje online albo obsługuje klientów.

  1. Zamówienia

    Dziś ręcznieKtoś przepisuje każde opłacone zamówienie do programu fakturowego albo ERP, pozycja po pozycji.

    UruchamiaOpłacone zamówienie w sklepie
    PowstajeDokument w ERP albo w programie fakturowym

    Z tymi samymi pozycjami co w sklepie.

  2. Faktury

    Dziś ręcznieFaktura czeka, aż ktoś wyśle ją do KSeF i osobno do klienta, a gdy ta osoba ma wolne, czeka dłużej.

    UruchamiaWystawiona faktura
    PowstajeWysyłka do KSeF i e-mail do klienta

    Status faktury widać przy zamówieniu.

  3. Raporty

    Dziś ręcznieZestawienie powstaje z ręcznie pobranych eksportów, więc jest tak aktualne jak ostatnie kopiowanie.

    UruchamiaHarmonogram, np. poniedziałek rano
    PowstajeZestawienie z kilku systemów w jednym miejscu

    Czeka w jednym miejscu, zanim ktoś o nie zapyta.

  4. Powiadomienia

    Dziś ręcznieO zgłoszeniu, braku towaru albo awarii zespół dowiaduje się wtedy, gdy ktoś to zauważy.

    UruchamiaNowe zgłoszenie, brak towaru, awaria
    PowstajeWiadomość na kanale zespołu albo SMS

    Od razu, także do osoby na dyżurze.

  5. CRM

    Dziś ręcznieKontakt z formularza ląduje w skrzynce i trzeba go przenieść do CRM, zanim handlowiec o nim usłyszy.

    UruchamiaFormularz kontaktowy, nowy klient
    PowstajeKontakt z historią i zadaniem dla handlowca

    Bez ręcznego przenoszenia danych.

Decyzje zostawiamy ludziom. Automatyzacja zbiera dane, przygotowuje dokument i pyta o akceptację tam, gdzie pomyłka kosztuje. Gdy w procesie potrzebna jest ocena tekstu, łączymy to z asystentem AI.

Od opłaconego zamówienia do faktury i CRM

Jedno zamówienie przechodzi przez kilka systemów, a przepływ rozmawia z każdym z nich przez jego API. Szczegóły każdej integracji są na jej stronie.

Webhook: zamówienie opłaconeSklep internetowy

Wywołuje adres przepływu po opłaceniu zamówienia. WooCommerce wyłącza webhook po ponad 5 nieudanych dostawach z rzędu, więc ten adres odpowiada zawsze.

Platformy sklepowe
albo
Allegro

Przepływ czyta dziennik zdarzeń zamówień i rozpoznaje zamówienie po identyfikatorze, więc żadne nie powstaje dwa razy.

Allegro
Sprawdzenie danychPrzepływ

Sprawdza dane do faktury, na przykład NIP przy zakupie na firmę, i to, czy faktura do zamówienia już nie powstała.

gdy coś się nie uda
Ponowienia i alert

Gdy program fakturowy nie odpowiada, krok ponawia się kilka razy, a potem zespół dostaje alert z numerem zamówienia.

Faktura i KSeFFakturownia i wFirma

Wystawia fakturę z danych zamówienia w Twojej serii numeracji i zapisuje jej numer przy zamówieniu.

Fakturownia i wFirma
potem
KSeF

Numer KSeF trafia do zamówienia, a przy odrzuceniu widać powód podany przez KSeF zamiast samego słowa błąd.

KSeF
Kontakt i wiadomośćCRM

Szuka klienta po adresie e-mail i zakłada kontakt tylko wtedy, gdy go nie znajdzie.

i
Poczta

Faktura idzie do klienta z adresu w Twojej domenie, z ustawionym SPF i DKIM, żeby nie trafiła do spamu.

Gdy wszystko przejdzie: Faktura jest wystawiona, klient dostaje ją e-mailem, a w CRM pojawia się kontakt z historią zakupu.

Arkusze i każdy system z API albo webhookami łączymy tak samo.Integracje

Przepływ n8n z ponawianiem i alertem

Gdy program fakturowy albo inny system chwilowo nie odpowiada, przepływ sam próbuje ponownie. Jeśli dalej nie działa, zamówienie trafia do sprawdzenia, a zespół dostaje alert.

  1. Ponawiamy, zanim ktoś zauważyPrzepływ czeka 5 s i próbuje jeszcze raz, do 3 razy. Krótka przerwa po drugiej stronie kończy się bez niczyjej pracy.
  2. Zamówienie nie ginieJeśli dalej nie działa, zamówienie trafia na listę do ręcznego sprawdzenia, razem z historią prób.
  3. Dostajesz alertZespół dostaje wiadomość z numerem zamówienia i tym, co poszło nie tak, a po naprawie jednym kliknięciem ponawia wykonanie.
Historia wykonań w n8n: wykonanie #4193 nie wystawiło faktury po 3 próbach i trafiło do sprawdzenia, ponowienie #4195 się udało

Gdzie działa i jak pilnujemy awarii

Przepływy działają u Ciebie, a nie w cudzej chmurze, chyba że świadomie wybierzesz inaczej. Automatyzacja, o której awarii nikt nie wie, jest gorsza niż jej brak.

Wyzwalacze
  • Webhooki ze sklepu i formularzy
  • Harmonogram
  • Nowe pliki i wiadomości
Twój serwerDocker
  • n8n albo skrypty

    Każdy krok z ponawianiem, a każdy przepływ z przypisanym przepływem błędów.

  • Baza przepływów

    Objęta kopiami zapasowymi, tak jak reszta serwera.

  • Hasła i klucze

    Dane logowania do usług trzymamy w magazynie poświadczeń, nie w treści przepływu. Każda usługa ma osobny klucz z minimalnymi uprawnieniami.

  • Historia wykonań

    Widać, które zamówienie przeszło, a które czeka na ręczne sprawdzenie.

Webhook ze sklepu trafia pod adres na tym serwerze, więc dane zamówienia nie przechodzą przez cudzą chmurę. Bez klucza licencji n8n działa jako darmowa edycja Community.

Dokąd trafia
  • Kanał zespołu albo SMS

    Alert z nazwą przepływu, błędem i linkiem do wykonania, więc od razu wiadomo, co poprawić.

  • Repozytorium

    Eksport JSON każdego przepływu w repozytorium, więc wiadomo, kto i co zmienił.

Serwery i DevOps

Automatyzacja, której nie trzeba pilnować

Różnica wychodzi przy pierwszej awarii: nasz przepływ ponawia, alarmuje i nie gubi zamówień.

Co dostajeszSamNa szybkoVulCode
Kroki widoczne na schemacieCzęściowoNieTak
Proste zmiany bez programistyCzęściowoNieTak
Ponawianie i alert przy awariiNieNieTak
Dane z systemów, także bez gotowego APICzęściowoCzęściowoTak
Działa na Twoim serwerzeTakCzęściowoTak
Kopie zapasowe i historia zmianNieNieTak
Twój czaswieczory nad dokumentacjątelefon, gdy coś stanieopisujesz proces, dostajesz działający przepływ

Przepływy budujemy w n8n, a tam, gdzie reguł jest dużo albo proces sięga do wnętrza Twojego systemu, dokładamy kod, np. jako integrację przez API. Dobór robimy za Ciebie przy wycenie.

Nasze automatyzacje

Automatyzację robimy najpierw u siebie. Te narzędzia przejęły rutynę przy naszej infrastrukturze i naszych produktach.

  • vulp: przegląd workspace'u w terminalu, z repozytoriami, ostatnimi zmianami, zadaniami i PR-ami
    vulp

    Stan kilkudziesięciu repozytoriów w jednym widoku i te same operacje wsadowo, z zabezpieczeniem przed wypchnięciem złej rzeczy. Widok w terminalu służy ludziom, a CLI z wyjściem JSON skryptom.

  • Flaem: faktury i korekty z drogą każdego dokumentu przez KSeF
    Case study Flaem

    Faktura czeka w kolejce i wysyła się do KSeF w tle z ponowieniami, więc awaria KSeF nie zatrzymuje zakupu.

Najczęstsze pytania o automatyzację

Odpowiedzi o tym, gdzie działa n8n, kto zmienia przepływy, ile to kosztuje i czyj jest kod.

Czytaj dalej

Integracje i usługi, które najczęściej automatyzujemy razem.

Co w Twojej firmie robi się codziennie tak samo?

Opisz proces, który chcesz zautomatyzować, i z jakich systemów korzysta. Odpowiemy w godzinę z pytaniami i wyceną.