Fixed price czy time and material: jak wybrać model rozliczenia projektu IT

Fixed price czy time and material? Stała cena pasuje do projektu, którego zakres da się opisać przed startem tak dokładnie, że przy odbiorze można sprawdzić, czy został wykonany. Rozliczenie za czas pracy pasuje tam, gdzie zakres będzie się zmieniał albo dopiero trzeba go odkryć. Większość projektów nie mieści się czysto w żadnej z tych kategorii, dlatego w praktyce dobrze działają modele mieszane: stała cena za dobrze opisany etap i rozliczenie godzinowe z limitem za to, czego jeszcze nie wiadomo.

Żaden model nie jest z definicji tańszy. Różnią się tym, kto płaci za błąd w szacunku, i od tego pytania trzeba zacząć wybór.

Co naprawdę różni fixed price i time and material

Oba modele mają te same składniki: zakres, czas pracy i stawkę. Różnią się tym, który składnik jest ustalony w umowie, a który wynika z przebiegu projektu.

Najważniejszy jest trzeci wiersz. Każdy szacunek czasu w projekcie programistycznym jest obarczony niepewnością, bo część problemów wychodzi dopiero przy pisaniu kodu. Dokumentacja zewnętrznego API okazuje się nieaktualna, dane do importu są w gorszym stanie, niż wyglądały na zrzucie ekranu, a funkcja prosta w opisie ma przypadki brzegowe, o których nikt nie pomyślał. Pytanie nie brzmi, czy rzeczywistość będzie się różnić od szacunku, tylko kto za tę różnicę zapłaci.

Fixed price: skąd się bierze zapas w cenie

W modelu stałej ceny wykonawca bierze na siebie ryzyko, że praca zajmie więcej czasu, niż zakładał. Nikt rozsądny nie bierze ryzyka za darmo, więc w cenie jest zapas. Jego wielkość zależy od tego, jak dobrze opisany jest zakres. Im więcej niewiadomych, tym większy zapas, bo wykonawca wycenia także to, czego jeszcze nie wie.

Prosty przykład pokazuje mechanizm. Liczby są umowne i nie mają nic wspólnego ze stawkami rynkowymi. Wykonawca szacuje projekt na 300 godzin, ale z doświadczenia wie, że przy tak opisanym zakresie podobne projekty zajmowały od 250 do 400 godzin. Przy rozliczeniu za czas pracy zapłacisz za faktyczną liczbę godzin, gdzieś w tym przedziale. Przy stałej cenie wykonawca wyceni bliżej górnej granicy, bo to on zapłaci za każdą godzinę ponad kwotę. Jeśli projekt zajmie 260 godzin, przepłaciłeś. Jeśli 400, wyszedłeś na swoje. Przed startem nie wiesz, który scenariusz się wydarzy, więc płacisz za pewność kwoty.

Stała cena ustawia też motywację wykonawcy. Każda godzina ponad szacunek jest jego stratą, więc ma interes w tym, żeby interpretować zakres wąsko i kończyć szybko. To nie jest zarzut, tylko mechanizm, który działa także w uczciwych firmach. Przeciwwagą jest zakres opisany funkcjami z kryteriami odbioru. Jeśli wiadomo, co ma działać i jak to sprawdzić, wąska interpretacja nie ma się gdzie schować.

Druga konsekwencja dotyczy zmian. Każda zmiana zakresu wymaga osobnej wyceny i akceptacji, bo zmienia podstawę, na której policzono kwotę. Gdy zmiany pojawiają się co tydzień, ich wycenianie zajmuje więcej czasu niż one same.

Fixed price działa najlepiej, gdy spełnione są cztery warunki naraz: zakres da się opisać funkcjami z kryteriami odbioru, technologia i integracje są wykonawcy znane, decyzje po stronie zamawiającego zapadają szybko, a w trakcie projektu nie spodziewasz się zmian kierunku. Strona firmowa z gotowymi treściami, landing page, sklep na sprawdzonej platformie z typowymi integracjami albo panel z zamkniętą listą ekranów to typowi kandydaci.

Time and material: za co płacisz i co musisz kontrolować

W modelu time and material płacisz za faktycznie przepracowany czas według ustalonej stawki, godzinowej albo dziennej, czasem różnej dla różnych ról w zespole. Wykonawca zobowiązuje się do starannej pracy, a nie do dostarczenia określonego wyniku za określoną kwotę. Na tym polega elastyczność tego modelu i na tym polega jego ryzyko.

Elastyczność jest realna. Możesz zmienić priorytety po pierwszych testach z użytkownikami, dodać funkcję albo zrezygnować z czegoś, co okazało się zbędne, bez aneksów i renegocjacji. Płacisz za to, co zrobiono, a nie za zapas na ryzyko.

Ryzyko też jest realne. Nie ma górnej granicy kwoty, a motywacja wykonawcy się odwraca, bo każda dodatkowa godzina jest dla niego przychodem. Uczciwa firma nie wydłuża pracy celowo, ale w modelu godzinowym poza Tobą nikt nie ma finansowego powodu, żeby pilnować budżetu. Dlatego time and material wymaga pracy po stronie zamawiającego: czytania raportów, ustalania priorytetów i decydowania, kiedy funkcja jest wystarczająco dobra, żeby przejść do następnej.

Pięć mechanizmów kontroli, bez których nie warto zaczynać projektu rozliczanego godzinowo:

• Limit budżetu z progiem ostrzegawczym. Na przykład: wykonawca informuje Cię, gdy wykorzystanie zbliża się do ustalonego progu, i zatrzymuje prace po osiągnięciu limitu, dopóki nie podejmiesz decyzji.
• Raporty z rozbiciem na zadania. Pozycja "40 godzin: rozwój aplikacji" nie pozwala niczego sprawdzić. Pozycja "6 godzin: import produktów z pliku CSV, obsługa błędnych wierszy" już tak.
• Szacunek przed większym zadaniem. Zanim zespół zacznie pracę nad funkcją, mówi, ile może zająć, i informuje, gdy szacunek zostanie przekroczony.
• Lista osób i stawek. Kto pracuje nad projektem, w jakiej roli i po jakiej stawce. Zmiana osoby odbywa się za Twoją wiedzą.
• Wgląd w efekty. Dostęp do repozytorium i wersji testowej, żeby raportowane godziny miały pokrycie w zmianach, które widzisz.

Ryzyka obu stron w każdym modelu

Każdy model rozkłada ryzyko inaczej, ale żaden go nie usuwa. Tak wygląda to w sytuacjach, które zdarzają się w prawie każdym projekcie:

Pierwszy wiersz zasługuje na uwagę zamawiającego, który wybiera stałą cenę, bo "ryzyko jest po stronie wykonawcy". Wykonawca, który przekroczył budżet, nadal musi skończyć projekt, a najłatwiej oszczędzić czas na rzeczach, których nie widać przy odbiorze: testach przypadków brzegowych, dokumentacji, porządku w kodzie. Stała cena chroni Twój budżet, ale nie chroni jakości. Jakość chronią kryteria odbioru i wgląd w kod w trakcie.

Ostatni wiersz działa w drugą stronę. Przy rozliczeniu godzinowym trudno wykazać nieefektywną pracę, bo wykonawca nie zobowiązał się do konkretnego wyniku w konkretnym czasie. Ochroną są raporty i limity, a nie spór po fakcie.

Fixed price czy time and material: kiedy który model

Wybór modelu rozliczenia wynika z kilku pytań o projekt, a nie z preferencji którejkolwiek strony. Odpowiedz na nie, zanim zaczniesz rozmawiać o cenie:

Dla typowych rodzajów projektów odpowiedzi układają się w powtarzalny wzór:

Przy aplikacjach mobilnych do listy niewiadomych dochodzą wymagania sklepów z aplikacjami i czas ich recenzji. Jeśli dopiero decydujesz, czy potrzebujesz aplikacji w sklepie, czy wystarczy aplikacja webowa, odpowiedź zmienia zakres bardziej niż wybór modelu rozliczenia. Opisujemy to w tekście aplikacja mobilna czy PWA.

Modele mieszane: najczęstsza odpowiedź w praktyce

Czyste fixed price i czyste time and material to dwa końce skali. Pomiędzy nimi jest kilka modeli, które łączą przewidywalność kwoty z elastycznością zakresu.

Płatne rozpoznanie, potem stała cena

Pierwszy etap to analiza: warsztaty, opis funkcji z kryteriami odbioru, sprawdzenie integracji i prototyp najważniejszych ekranów. Rozlicza się go godzinowo albo niewielką stałą kwotą. Dopiero na podstawie jego wyniku wykonawca wycenia budowę w stałej cenie, już bez dużego zapasu na niewiadome, bo większość z nich zniknęła. Wynik rozpoznania powinien należeć do Ciebie, żeby można było z nim pójść do innej firmy.

Stała cena za etap

Projekt dzieli się na etapy, z których każdy ma własny zakres, cenę i odbiór. Kolejny etap wycenia się dopiero po zakończeniu poprzedniego, kiedy wiadomo więcej. Po każdym etapie możesz zatrzymać projekt i masz działający fragment, a nie połowę wszystkiego. Kodeks cywilny przewiduje taki układ wprost: jeśli dzieło oddaje się częściami, a wynagrodzenie obliczono za każdą część, należy się ono po spełnieniu każdego świadczenia częściowego (art. 642 § 2 KC).

Time and material z limitem

Rozliczenie godzinowe z górną granicą kwoty dla całości albo dla etapu. Najważniejsze jest to, co się dzieje przy limicie. Jeśli wykonawca zatrzymuje prace i czeka na Twoją decyzję, to nadal jest time and material z bezpiecznikiem. Jeśli musi dokończyć zakres w limicie na własny koszt, to w praktyce stała cena, tylko bez zapasu w kwocie, i wtedy uczciwy wykonawca zapyta o dokładny opis zakresu.

Stały budżet, zmienny zakres

Budżet i termin są ustalone, a zakres układa się według priorytetów: najpierw funkcje konieczne, potem te, które są ważne, na końcu te, które byłyby miłym dodatkiem. Jeśli coś zajmie więcej czasu, z końca listy wypada to, co mniej ważne. Model działa dobrze przy pierwszej wersji produktu, pod warunkiem że priorytety są ustalone na piśmie i obie strony traktują je poważnie.

Wspólny koszt docelowy

Strony ustalają koszt docelowy, a różnicę w górę albo w dół dzielą w umówionej proporcji. Wykonawca zarabia mniej, gdy przekroczy cel, i więcej, gdy zmieści się poniżej. Model wymaga pełnej przejrzystości godzin i zaufania, dlatego spotyka się go raczej przy dużych projektach i długiej współpracy niż przy pierwszym zleceniu.

Retainer: stała pula godzin na utrzymanie i rozwój

Retainer to umowa, w której co miesiąc płacisz za zarezerwowaną pulę czasu wykonawcy, a w zamian dostajesz jego dostępność i ustalony czas reakcji. To model na okres po wdrożeniu, gdy system wymaga aktualizacji, poprawek i stopniowego rozwoju. Umowa powinna odpowiadać na kilka pytań:

• Wielkość puli. Ile godzin miesięcznie jest zarezerwowanych i jaka jest ich cena.
• Niewykorzystane godziny. Przepadają, przechodzą na kolejny miesiąc, a jeśli przechodzą, to w jakim limicie.
• Godziny ponad pulę. Po jakiej stawce są rozliczane i czy wymagają Twojej zgody.
• Czas reakcji. Osobno dla awarii, która zatrzymuje sprzedaż, i dla drobnej poprawki, która może poczekać kilka dni.
• Zakres. Co wchodzi w pulę: aktualizacje zależności, kopie zapasowe, monitoring, poprawki, nowe funkcje.
• Wypowiedzenie. Okres wypowiedzenia i obowiązek przekazania dostępów oraz dokumentacji po zakończeniu.

Retainer opłaca się, gdy prace są regularne i co miesiąc jest coś do zrobienia, albo gdy system jest na tyle ważny dla firmy, że gwarantowany czas reakcji ma wartość sam w sobie. Jeśli zmiany zdarzają się raz na kwartał, taniej wyjdzie rozliczanie doraźne za faktycznie przepracowane godziny. Co obejmuje utrzymanie po starcie i jakie są opcje po zakończeniu okresu gwarancyjnego, opisaliśmy w tekście o monitoringu i utrzymaniu po wdrożeniu.

Model rozliczenia a rodzaj umowy: dzieło czy usługa

Model rozliczenia to ustalenie handlowe, ale pod spodem jest konkretny typ umowy z Kodeksu cywilnego. Od niego zależy, co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak. O typie umowy nie decyduje jej tytuł: w umowach bada się raczej zgodny zamiar stron i cel umowy niż dosłowne brzmienie (art. 65 § 2 KC). Umowy w projektach IT często łączą kilka elementów, na przykład wykonanie dzieła, świadczenie usług i przeniesienie praw autorskich.

Fixed price zwykle oznacza umowę o dzieło. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 KC). Wynagrodzenie może być ryczałtowe albo kosztorysowe i ta różnica ma duże znaczenie:

• Ryczałt. Wykonawca nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, choćby w chwili zawarcia umowy nie dało się przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac (art. 632 § 1 KC). Sąd może podwyższyć ryczałt albo rozwiązać umowę tylko wtedy, gdy wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie dzieła groziłoby wykonawcy rażącą stratą (art. 632 § 2 KC). Sam fakt, że praca okazała się większa, nie wystarcza.
• Wynagrodzenie kosztorysowe. Opiera się na zestawieniu planowanych prac. Jeśli w trakcie okażą się konieczne prace nieprzewidziane w zestawieniu, wykonawca może żądać podwyższenia wynagrodzenia. Gdy zestawienie przygotował sam wykonawca, może to zrobić tylko wtedy, gdy mimo należytej staranności nie mógł przewidzieć tych prac. Nie może żądać podwyższenia za prace dodatkowe wykonane bez zgody zamawiającego (art. 630 KC). Jeśli podwyższenie byłoby znaczne, zamawiający może niezwłocznie odstąpić od umowy, płacąc odpowiednią część wynagrodzenia (art. 631 KC).

Dwa kolejne przepisy o dziele są ważne przy planowaniu. Dopóki dzieło nie jest ukończone, zamawiający może w każdej chwili odstąpić od umowy, ale musi zapłacić umówione wynagrodzenie, pomniejszone o to, co wykonawca zaoszczędził (art. 644 KC). Rezygnacja z projektu w stałej cenie w połowie nie oznacza więc zapłaty za połowę. Z kolei gdy do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a go brakuje, wykonawca może wyznaczyć termin i po jego upływie odstąpić od umowy (art. 640 KC).

Time and material zwykle oznacza umowę o świadczenie usług. Do takich umów stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu (art. 750 KC). Najważniejsza konsekwencja: dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie, zwracając wydatki i płacąc za dotychczasowe czynności, a jeśli wypowiada bez ważnego powodu, powinien też naprawić szkodę. Przyjmujący zlecenie również może wypowiedzieć w każdym czasie, a przy zleceniu odpłatnym wypowiedzianym bez ważnego powodu odpowiada za szkodę. Nie można z góry zrzec się prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów (art. 746 KC). Dla zamawiającego to elastyczność, ale też ryzyko, że zespół odejdzie w trakcie. Dlatego w umowie godzinowej tak ważne są okres wypowiedzenia i obowiązek przekazania projektu.

Jak zabezpieczyć się w umowie przy fixed price

Przy stałej cenie spór prawie zawsze dotyczy jednego pytania: czy coś było w zakresie. Umowa powinna rozstrzygać je, zanim się pojawi.

• Zakres w załączniku. Funkcje opisane tak, żeby dało się sprawdzić ich wykonanie, i lista rzeczy wyłączonych z ceny.
• Założenia wyceny zapisane wprost. Na przykład: "integracja przez udokumentowane API dostawcy, dostęp do środowiska testowego zapewnia zamawiający", "teksty i zdjęcia dostarcza zamawiający do ustalonego dnia". Jeśli założenie okaże się nieprawdziwe, umowa mówi, co dalej, zamiast zostawiać to negocjacjom.
• Procedura zmian. Wniosek o zmianę, wycena jej wpływu na kwotę i termin, akceptacja w ustalonej formie przed rozpoczęciem prac.
• Płatności po odbiorach etapów. Każda rata przypięta do czegoś, co da się sprawdzić, na przykład do odbioru działającego koszyka na wersji testowej.
• Procedura odbioru. Ile dni masz na testy, jak zgłaszasz błędy, ile jest rund poprawek i kiedy odbiór uznaje się za dokonany.
• Termin liczony od zdarzenia. Od podpisania umowy, od zaliczki albo od dostarczenia materiałów, z regułą przesunięcia, gdy opóźnienie leży po Twojej stronie.
• Prawa do kodu z każdego opłaconego etapu. Żeby przerwanie projektu po drugim etapie nie zostawiło Cię z kodem, którego nie możesz używać.
• Rozliczenie przy przerwaniu projektu. Art. 644 KC daje Ci prawo odstąpienia, ale za cenę pełnego wynagrodzenia minus oszczędności wykonawcy. Umowa może ustalić prostszy sposób, na przykład zapłatę za odebrane etapy i za udokumentowaną pracę w etapie bieżącym.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze samego wykonawcy i jakie zapisy o prawach autorskich muszą znaleźć się w umowie, opisaliśmy w tekście jak wybrać software house.

Jak zabezpieczyć się w umowie przy time and material

Przy rozliczeniu godzinowym spór dotyczy zwykle tego, czy godziny były potrzebne. Umowa powinna dawać Ci narzędzia, żeby reagować w trakcie, a nie kwestionować faktury po fakcie.

• Limit budżetu i próg ostrzegawczy. Dla całości i dla etapów, z obowiązkiem zatrzymania prac przy limicie do Twojej decyzji.
• Stawki dla ról i zasady ich zmiany. Jak często i z jakim wyprzedzeniem wykonawca może zmienić stawki.
• Raporty i termin na zastrzeżenia. Jak często dostajesz zestawienie, jak szczegółowe ma być i ile masz czasu na zakwestionowanie pozycji.
• Skład zespołu. Kto pracuje nad projektem, czy zmiana osoby wymaga Twojej zgody i czy czas wdrożenia nowej osoby jest płatny.
• Szacunki przed większymi zadaniami. Obowiązek podania szacunku i poinformowania o jego przekroczeniu.
• Okres wypowiedzenia i przekazanie. Skoro ustawa pozwala wypowiedzieć umowę o usługi w każdym czasie, ustal rozsądny okres wypowiedzenia dla obu stron oraz to, co wykonawca przekazuje po zakończeniu: kod, dokumentację, dostępy.
• Prawa do kodu za każdy rozliczony okres. W modelu godzinowym nie ma jednego końcowego odbioru, więc prawa powinny przechodzić na przykład co miesiąc, po zapłacie za dany okres.

Co chroni wykonawcę i dlaczego to też Twoja sprawa

Umowa, która przerzuca całe ryzyko na jedną stronę, rzadko jest tańsza dla drugiej. Wykonawca, który ma podpisać stałą cenę z nielimitowanymi poprawkami, karami tylko po swojej stronie i płatnością całości po odbiorze, wliczy to ryzyko w kwotę, odmówi albo będzie się bronił inaczej, na przykład wąską interpretacją zakresu. Kilka zapisów chroniących wykonawcę jest więc w interesie obu stron:

• Terminy płatności. W transakcjach handlowych termin zapłaty nie może przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej, a ustalenie nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. Gdy płaci duży przedsiębiorca, a wierzycielem jest mikro, mały albo średni przedsiębiorca, limit 60 dni obowiązuje bez wyjątku (art. 7 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
• Skutki opóźnienia w zapłacie. Wierzycielowi przysługują bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności: równowartość 40 euro przy kwocie do 5 000 zł, 70 euro powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł (art. 10 tej ustawy).
• Współdziałanie zamawiającego. Terminy na dostarczenie materiałów, dostępów i decyzji, z zasadą przesunięcia terminu wykonawcy o czas oczekiwania.
• Odbiór przy braku uwag. Jeśli zamawiający nie zgłosi uwag w ustalonym terminie, odbiór uznaje się za dokonany. Bez tego zapisu projekt może utknąć w zawieszeniu.
• Limit odpowiedzialności. Na przykład do wartości umowy. Taki limit ma jednak granicę: nieważne jest zastrzeżenie, że dłużnik nie będzie odpowiadał za szkodę, którą może wyrządzić wierzycielowi umyślnie (art. 473 § 2 KC).

Przykład: jedna niespodzianka w trzech modelach

Weźmy panel do obsługi zamówień zintegrowany z programem do faktur. W trzecim tygodniu prac okazuje się, że API programu nie obsługuje korekt faktur, choć dokumentacja sugerowała co innego. Trzeba zbudować obejście, które zajmie dodatkowy czas. Tak wygląda ta sama sytuacja w trzech modelach:

Żaden z tych scenariuszy nie jest zły. Zły jest tylko taki, w którym umowa nie mówi, kto i w jakim trybie decyduje, i odpowiedź trzeba wynegocjować pod presją terminu.

Najczęściej zadawane pytania

Który model rozliczenia jest tańszy?

Żaden z definicji. Przy stałej cenie płacisz za zapas na ryzyko, przy rozliczeniu za czas pracy płacisz za faktyczny czas, który może być krótszy albo dłuższy od szacunku. Przy dobrze opisanym zakresie różnica w zapasie jest mała. Przy dużej niepewności stała cena jest albo wysoka, albo nierealna.

Czy fixed price gwarantuje termin?

Nie automatycznie. Termin w umowie o dzieło zależy też od współdziałania zamawiającego, na przykład od terminowego dostarczenia materiałów i decyzji. Jeśli umowa nie mówi, jak liczy się termin, gdy czeka się na Ciebie, gwarancja terminu jest słabsza, niż wygląda.

Czy w time and material można mieć maksymalny budżet?

Tak. To model z limitem: rozliczasz faktyczne godziny, ale do ustalonej kwoty. Ustal, co się dzieje przy limicie: czy wykonawca zatrzymuje prace i czeka na Twoją decyzję, czy kończy zakres na własny koszt. Od tego zależy, czy to nadal rozliczenie godzinowe, czy już stała cena.

Czy można zmienić model rozliczenia w trakcie projektu?

Tak, i często ma to sens. Typowy przykład to stała cena za pierwszą wersję i przejście na rozliczenie godzinowe albo retainer po wdrożeniu, gdy zaczyna się rozwój. Zmianę warto zrobić na granicy etapu, po odbiorze, żeby było jasne, co zostało rozliczone w starym modelu.

Od czego zacząć rozmowę o modelu

Zanim zapytasz wykonawcę o cenę, odpowiedz na pięć pytań z sekcji o wyborze modelu i dołącz odpowiedzi do opisu projektu. Zobaczysz wtedy od razu, czy propozycja wykonawcy z nich wynika.

Niezależnie od modelu po zakończeniu projektu powinieneś dostać prawa do kodu i dokumentację, która pozwala przejąć system innemu zespołowi. U nas to stały element każdego projektu. Jak wygląda współpraca od pierwszej wiadomości do wdrożenia, opisaliśmy na stronie Jak pracujemy, a zakresy usług znajdziesz na stronie z ofertami. Jeśli chcesz porozmawiać o tym, który model rozliczenia pasuje do Twojego projektu, napisz przez formularz kontaktowy.