Firmy z siedzibą w Polsce wystawiają faktury dla firm w KSeF od 1 lutego 2026 roku, jeśli ich sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, a pozostałe od 1 kwietnia 2026 roku. Dla firmy z siedzibą za granicą sam polski numer VAT niczego nie przesądza. Według art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT i objaśnień Ministerstwa Finansów z 28 stycznia 2026 roku obowiązek dotyczy jej tylko wtedy, gdy w fakturowanej sprzedaży uczestniczy jej stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ocenione dla konkretnego stanu faktycznego.
Gdzie stoi firma zagraniczna
| Sytuacja | Co to oznacza |
|---|---|
| Brak siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce | KSeF dobrowolnie, decyzja przy każdej fakturze |
| Stałe miejsce działalności, które uczestniczy w sprzedaży | KSeF obowiązkowo |
| Stałe miejsce działalności, które nie uczestniczy w sprzedaży, na przykład oddział tylko od marketingu | KSeF dobrowolnie |
| Zakup u polskiego dostawcy z podaniem polskiego NIP | bez Twojego oświadczenia, że takie miejsce nie istnieje albo nie uczestniczy, dostawca może przyjąć, że uczestniczy, i zostawić fakturę tylko w KSeF |
Faktury zakupowe są w KSeF
Fakturę uznaje się za otrzymaną w chwili nadania jej numeru KSeF, a firma wskazana na fakturze numerem NIP widzi swoje faktury zakupowe po zalogowaniu. Bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej firma zagraniczna składa zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje jedną osobę, a ta nadaje kolejne uprawnienia już w KSeF. Wizualizacja faktury może być po angielsku, jeśli zgadza się z plikiem XML wysłanym do KSeF.
Dla ERP spoza Polski oznacza to pobieranie faktur zakupowych z KSeF według harmonogramu i, tam gdzie obowiązek dotyczy firmy, wysyłkę faktur sprzedażowych w strukturze FA(3). Nasza integracja pobiera faktury zakupowe przyrostowo, w odstępach zalecanych przez Ministerstwo, a rozmowy i dokumenty prowadzimy po polsku albo po angielsku.
Integrację sklepu, systemu billingowego albo ERP z KSeF opisuje strona integracji z KSeF.
Czy ten wpis był przydatny?
